Revista da Papelaria

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30/08/2018

   

Coringa para todas as horas

Mas não é fácil manter papéis e documentos organizados e acessíveis

A palavra de ordem é organização. Na rotina de qualquer escritório, é comum a convivência de pessoas com papéis. São documentos de todo o tipo, contratos, boletos, contas a pagar ou receber, propostas e outros, que são expedidos e impressos o tempo todo. Apesar de estarmos vivendo tempos tecnológicos e reduzindo cada dia mais o consumo de papel, os documentos impressos, seja em casa ou no ambiente de trabalho, ainda fazem parte do nosso dia a dia.


Para Kalinka Carvalho, personal organizer, a organização otimiza tempo, contribui com a produtividade e influencia, no dia a dia, na qualidade da atividade profissional ou doméstica. Manter arrumados, organizados e identificados arquivos, gavetas e pastas pode ser o primeiro passo para um ambiente de gestão ideal. Ao contrário do que possa parecer, essa pode ser uma tarefa bem prazerosa.


Segundo a especialista em organização, há alguns caminhos para a guarda da papelada. O primeiro passo é fazer uma triagem dos papéis existentes e separá-los por categorias, que podem ser documentos pessoais, documentos de imóvel, documento de veículo, contas pagas e a pagar, notas fiscais e exames médicos. Para organizá-los, é permitido, sim, usar a criatividade e até mesmo compor o ambiente utilizando pastas, caixas organizadoras e outros produtos que vão, além de organizar, cumprir a função decorativa no escritório ou em casa.


Truques simples


Na organização dos documentos domésticos, por exemplo, a separação pode ser feita em pastas coloridas, uma cor para cada membro da família: RG, CPF, certidão de nascimento, casamento, certificado de reservista, título de eleitor, passaporte, carteira de motorista. Nessa pasta, que pode ser sanfonada, polionda ou pasta fichário, é importante que contenha o nome ou uma foto identificando o dono dos documentos. Adesivos ou imagem fotográfica de um membro da família na capa facilita a localização até por uma criança numa situação de emergência, por exemplo.


Também fazem parte da lista de papéis importantes os documentos de veículos: IPVA, contratos de financiamento, recibos de pagamento, recibo de compra e venda, apólice de seguro, comprovantes de manutenção e revisão. Nessa pasta, além da etiqueta de identificação, uma imagem do automóvel identificaria o seu conteúdo.


“Os documentos são guardados para comprovar ou demonstrar algo. Sendo assim, devem ser organizados em pastas por uma categoria determinada, facilitando a localização para as pessoas que irão manuseá- -las. A sugestão é separar por tipo (casa, carro etc.), por ano (2016, 2017 etc.), por membro da família. A criatividade fica por conta das cores, estampas das pastas e arquivos e das etiquetas, que podem ser personalizadas e coloridas”, recomenda Kalinka.


São tantas as opções...


Avaliar o espaço disponível para armazenar documentos, listar quais são, quais tipos e fazer um levantamento sobre a quantidade da papelada para iniciar a arrumação é o início de tudo. A partir daí, o desafio passar a ser a escolha, entre tantas opções, de modelos de pastas e produtos disponíveis, coloridas e com estampas interessantes. Entre as pastas mais utilizadas e recomendadas para armazenar documentos estão a pasta aba com elástico, pasta L, pasta A-Z, pasta com lombo, pasta polionda, pasta com canaleta, pasta sanfonada, entre outras. A dica da especialista é identificar as que mais atendem às necessidades e começar a organizar, sem deixar seu estilo de lado. Além de organizar, as pastas podem contribuir com a decoração, promovendo conforto e um ambiente agradável.


Além das pastas, outro produto de papelaria fundamental na organização de documentos é a etiqueta: em diversos modelos, formatos, tamanhos e cores, são importantes para identificação da pasta e também podem ser escolhidas de acordo com o perfil do ambiente ou com a criatividade do organizador. Na etiqueta, deve estar claro o conteúdo da pasta, que deve ficar visível para que seja de fácil localização quando arrumadas em armários ou estantes. Kalinka alerta que é importante buscar uma padronização, que não se deve abusar dos formatos e variações de cores nas etiquetas e pastas, para que não crie uma poluição visual no ambiente.


“Em alguns casos, quando se trata de documentos financeiros e administrativos, muita gente leva mais a sério e toma mais cuidado com cores e estampas,” alerta a personal organizer. O principal objetivo da organização é facilitar a busca e a localização dos documentos e papelada, por isso, a falta do bom senso e da harmonia com a decoração do ambiente podem causar uma confusão visual de cores, modelos e tamanhos, o que traria o resultado contrário. Para um ambiente mais clean, as pastas em cores únicas podem compor uma decoração básica e clássica.


Acessórios importantes


Canetas coloridas, brilhosas e neon, blocos autoadesivos, fichários, adesivos animados ou com personagens, divisórias e organizadores de gaveta, arquivos, caixas organizadoras, prateleiras e maletas são artigos que também contribuem com a organização de documentos de casa ou do escritório. Fáceis de encontrar no mercado office, com opções para todos os gostos e bolsos, esses materiais são elementos que organizam e decoram o ambiente.


Uma recomendação importante para conservação dos documentos, especialmente de documentos legais no meio empresarial, é que sejam armazenados em ambientes seguros, longe da umidade e do calor. Organizá-los em arquivos com cópias digitais é uma ótima opção para garantir a durabilidade. Armazená-los em pen drive ou HDs devidamente identificados é essencial para a organização.


Muitos documentos possuem o que chamamos de tempo de guarda, ou seja, eles precisam ser guardados e armazenados por determinado período seguindo a legislação local. Nesse caso, um contador ou advogado pode orientar sobre o tempo de cada um. Um exemplo é a Norma Regulamentadora 7 (NR 7), que define o tempo de guarda de documentos de recursos humanos. Já as contas de luz, telefone, água, internet, gás, fatura de cartão de crédito e outros comprovantes de despesas fixas devem ser guardados por até cinco anos após o vencimento. Os extratos bancários podem ser descartados depois de um ano. Para notas fiscais de compra, a orientação é que sejam preservadas durante toda a vida útil do produto adquirido ou até o fim da garantia. Registros de imóveis, declaração de imposto de renda e testamentos devem ser guardados para sempre. Existem, ainda, os documentos de valor afetivo, que podem ser preservados por muitos anos ou permanentemente. “É comum o uso de pastas ou caixas estampadas e etiquetas personalizadas para guardar recordações e fotos”, revela a especialista.


Kalinka recomenda, qualquer que seja o tipo de pasta utilizada para organização de documentos, que é importante fazer uma revisão dos arquivos com frequência, e pode ser anualmente. É importante descartar aqueles papéis e materiais que não têm mais utilidade ou que passaram da validade e organizar, em local adequado, os que ainda estão em tempo de guarda, de forma que possam ser acessados quando necessário. Essa prática é o que a especialista chama de processo de arquivamento. “Se você ainda não aderiu a esse processo, deve começar imediatamente, a fim de não acumular papéis desnecessários por muito tempo. A organização de papéis e documentos é a mesma, em casa ou no escritório; o que muda são as quantidades e as categorias. É só escolher, de acordo com seu perfil e ambiente, a melhor ferramenta para organizá-los”, orienta Kalinka.

 

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