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15/02/2016

   

Produtividade sobre a mesa

Mesa de escritório bem organizada é sinônimo de bom profissional

A exigência em ser uma pessoa organizada, seja no âmbito social ou profissional, pode parecer básica, mas é enfrentada com dificuldade por muitos. “Os benefícios em se tornar uma pessoa organizada vão além de benefícios individuais de bem-estar, mas também inclui o bem-estar coletivo, a admiração ao próximo e até mesmo a facilidade de conquistar objetivos”, defende Juliana Rett, gerente de marketing da Dello, empresa que trabalha para oferecer, de forma dinâmica, o conceito de organização para o mercado mundial. 


No ambiente de trabalho, a organização começa pela mesa, local em que colaboradores passam a maior parte do tempo. Mais do que isso, esse pequeno espaço é capaz de dar pistas do tipo de profissional que é, de acordo com a coach americana Cynthia Shapiro, autora do livro Corporate Confidential, 50 secrets your companie does (“Corporação confidencial, 50 segredos feitos pela sua empresa”, em tradução livre). Ela afirma que, em algumas empresas, essa organização acaba sendo associada à produtividade individual.


Para Cynthia, uma mesa caótica pode passar a impressão de que a cabeça do funcionário é tão bagunçada quanto. Por outro lado, uma mesa muito limpa, sem nada em cima e que parece não estar sendo ocupada por ninguém, pode passar uma imagem de que o funcionário está ali só para cumprir horário, sem ter grandes pretensões.


A gerente de marketing da Dello sugere cinco hábitos simples para ajudar a manter a mesa de escritório ordenada. Que tal adaptá-los à rotina ou sugeri-los? 


 


 1 Jogue fora o que não usa mais


Nem sempre tudo o que mantemos no escritório, em cima da mesa de trabalho, dentro de gavetas e armários pode ser útil. No entanto, insistimos em manter materiais, papéis e objetos que nunca mais iremos utilizar. Tire um tempo para verificar o que é realmente importante e jogue fora o que não for mais necessário. Doar ou guardar em lugares que não atrapalhem seu dia a dia são outras opções.


 


 2 Papéis, papéis e papéis...


Mesa com papel acumulado é o pesadelo de qualquer profissional. Além de dar a impressão de sufoco, interfere diretamente no desempenho do trabalho. Uma dica é guardar em pastas coloridas, pois ajuda a organizar por categorias. É importante manter um local em cima da mesa para arquivos não vistos. Para isso, uma caixa para correspondência, conhecido por alguns como caixa de entrada e saída, pode ser a solução.


 


 3 Deixe à mão apenas o que usa com sempre


Reflita o que realmente você precisa ter em sua mesa durante o dia de trabalho. Uma caixa de entrada e saída, porta-canetas, telefone e computador são de uso constante, por exemplo. Deixe sobre a mesa apenas documentos em que está trabalhando atualmente, arquive outros documentos em pastas suspensas, em arquivo de mesa ou arquivos de gaveta.


 


 4 Organize gavetas por frequência de uso 


A primeira gaveta deve ser sempre utilizada para alocar materiais de uso frequente ou projetos em andamento. Tudo o que não for de uso tão frequente deve ficar em níveis abaixo.


 


 5 Deixe tudo organizado antes de sair


Se você consegue manter a mesa organizada depois de um longo dia de trabalho, parabéns! Você é um caso raro a ser estudado. É natural que no final do dia as coisas estejam um pouco fora de lugar. Então, a dica final é para que os últimos cinco minutos do dia sejam reservados para uma organização básica, para que o dia seguinte comece mais leve.


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