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28/11/2017

   

Planejamento e controle para maximizar lucros

Gestão do estoque envolve diagnóstico de áreas e processos que impactam a compra e venda de materiais

A gestão incorreta do estoque e os consequentes prejuízos advindos da falta ou do excesso de produtos é um dos grandes problemas dos pequenos empresários. O equilíbrio adequado de compra e venda de materiais em uma papelaria pode ser o segredo para acertar as contas, manter clientes e se destacar no mercado. Um dos maiores desafios está na variedade e na enorme quantidade de produtos que podem ser vendidos no setor, o que demanda uma estratégia de controle de estoque assertiva e em constante revisão.


Tatiane Wronski, proprietária e administradora do Bazar & Papelaria Arco-Íris, em Canela/RS, faz da gestão de estoque uma atividade frequente e muito ativa na sua empresa. Ela resolveu alguns de seus problemas separando os itens por setores. “Temos quatro depósitos divididos por tipo de produto, sendo um só para produtos abertos, que funciona quase como uma continuação da loja. Tudo está organizado por setor e em prateleiras”, detalha. Para evitar descontrole ou compras desproporcionais, ela também utiliza um software chamado ERP Cigam, que facilita o acompanhamento do histórico de vendas, detalhes das compras, preço de custo e posição no estoque. “Porém, o visual e a demanda do mercado são muito importantes para a avaliação na a análise da sugestão de compras feita por esses programas é indispensável”, destaca.


Conforme observa Tatiane, engana-se quem pensa que a tecnologia sozinha pode resolver todos os problemas dessa gestão. De acordo com Renato Soares de Aguilar, coordenador da Escola de Engenharia do Ibmec de Minas Gerais, existem softwares específicos para todas as áreas de negócios, mas, embora eles ajudem na gestão de materiais, não são uma prioridade. “Um bom conhecimento sobre o tema e alguns controles possibilitam o gestor a administrar bem seus produtos”, defende.


A opinião é compartilhada por Fabio Cesar Garcia, docente da B u s i n e s s School São Paulo, que observa que os softwares auxiliam no cálculo do planejamento das compras, mas sua implementação deve ser feita com a correta parametrização, assim como a manutenção dos dados nele imputados devem ser constantemente atualizados. Sem esses cuidados, o software acaba por se tornar parte do problema. “A tecnologia só facilita o trabalho de manter o estoque saudável. Vale lembrar que a análise da sugestão de compras feita por esses programas é indispensável”, destaca.


Para quem hoje enfrenta problemas na gestão do estoque, Garcia acredita que o primeiro passo é fazer um diagnóstico do setor, classificando quais itens são de alto, médio e baixo giro. “Criar uma metodologia de identificação é crucial para nunca haver falta dos itens de alto giro, bem como trabalhar para reduzir a quantidade de itens que não giram no inventário”, orienta.


Renato Aguiar destaca que o empresário deve também conhecer e mapear os processos e áreas que têm impacto direto e indireto na gestão de materiais. Fazer um estudo das demandas dos clientes, da capacidade das operações e dos fornecedores auxilia a entender o fluxo de entrada e saída. “É preciso também levantar os custos de estoques, o volume dos pedidos, calcular o estoque de segurança, estudar os espaços e a organização do armazém”, ou seja, o diagnóstico vai muito além de identificar o que se tem disponível para venda.


A p r i n c i p a l d i c a d a empresária Tatiane Wronski seria ter, além de um software de gestão eficiente, uma equipe comprometida. “De nada adianta um bom sistema se as pessoas não o alimentam corretamente. Isso vale não apenas para os profissionais responsá- veis pelo estoque, mas para todos dentro da loja”. Um exemplo é o vendedor que não observa os códigos e acaba registrando a venda de produtos semelhantes com cadastro errado. “Essa falta de atenção certamente dá furo no estoque, fazendo com que alguns produtos tenham estoque negativo quando, na verdade, ainda estão disponíveis. Daí a importância de sempre verificar a quantidade no sistema e bater com a quantidade física”, orienta Tatiane.


Planejamento tributário exige atenção


Nesse processo de gestão de materiais, o planejamento tributário assume grande importância. A gestão incorreta de estoque, que tem com indicador o baixo giro dos produtos, gera excedentes que levam o empresário a devolver produtos ao fornecedor, retrabalhar o material ou até mesmo sucatar os itens, causando prejuízos. Fábio Garcia alerta que esse quadro resulta também em acúmulo de créditos de tributos como ICMS, PIS e COFINS. “A falta do giro não proporciona a utilização dos créditos desses tributos, que se transformam em mais um custo para a empresa no fim do dia”, adverte.


Mais uma vez, a solução vai além do estoque em si, conforme pontua Renato Aguiar. “Para ajustar a questão tributária, precisamos analisar, por exemplo, qual a modalidade logística a ser aplicada, a melhor rota, o local de armazenamento e o fluxo de informações dentro da empresa, pois o sistema logístico implementado pode contribuir para o aumento do pagamento de tributos”, exemplifica. Ele ainda aponta que, quando o planejamento tributário está em dia, na ocorrência de um fato gerador de novos tributos, é possível fazer adequações e até substitui- ções de formas de gestão ineficazes, a fim de evitar prejuízos. “Nesses casos, o empresário pode diminuir custos totais e despesas futuras, e o montante pode ser redirecionado para outros setores da empresa”, destaca.


Um aspecto que deve ser acompanhado de perto são as frequentes alterações da legislação tributária no país, uma preocupação que faz parte do dia a dia de Tatiane em sua papelaria no Rio Grande do Sul. “Não podemos manter produtos com estoque muito alto, pois a tributação pode mudar dentro de alguns meses e isso passa a alterar muito o valor final”. Esse é um exemplo de como a organização do estoque impacta as vendas e no lucro da papelaria.

 

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